送付状のテンプレート作成

事務業務において、送付状（添え状）はビジネスの礼儀を示すだけでなく、「何が、何枚、誰に」届いたのかを一目で確認してもらうための重要な書類です。

用途に合わせて使い分けられるよう、過不足なくシンプルで使いやすいテンプレートを3パターン作成しました。状況に応じて使い分けてください。

1. 【郵送用】最も汎用的な基本パターン

請求書、契約書、見積書など、一般的な書類を郵送する際に万能に使えるテンプレートです。

Plaintext

令和○年○月○日

〇〇株式会社
〇〇部　御中
（役職）　〇〇 〇〇 様

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【差出人】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇部　〇〇 〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〒000-0000
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　東京都〇〇区〇〇1-2-3
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　TEL：03-0000-0000
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　FAX：03-0000-0000

書類送付のご案内

拝啓

貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、ご依頼いただきました（または「かねてよりお話のありました」など）下記の書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明な点などがございましたら、担当の〇〇までお気軽にお問い合わせください。

敬具

記

【同封書類】
1．〇〇書　　1通
2．〇〇書　　1通

以上

2. 【FAX用】枚数ミスを防ぐためのパターン

FAXは誤送信や受信漏れ（枚数不足）が起きやすいため、「総枚数（本紙含む）」を明記するのが鉄則です。また、時候の挨拶は省き、用件を端的に伝えるのがマナーです。

Plaintext

FAX送信票

送信日：令和○年○月○日
総枚数：本紙を含め計 〇 枚

【送信先】
〇〇株式会社
〇〇部　御中
（役職）　〇〇 〇〇 様
FAX番号：03-0000-0000
TEL番号：03-0000-0000

【発信元】
〇〇株式会社　〇〇部
担当：〇〇 〇〇
FAX番号：03-0000-0000
TEL番号：03-0000-0000

〇〇に関する書類送信の件

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

先ほどお電話にてご連絡いたしました、〇〇の書類を送信いたします。
内容をご確認いただけますようお願い申し上げます。

【送信内容】
1．〇〇書　　1枚
2．〇〇書　　1枚

※万が一、受信枚数が足りない場合や、かすれて読めない部分などがございましたら、お手数ですが上記発信元までご連絡いただけますと幸いです。

3. 【郵送用】返送や手続きを依頼するパターン

契約書の取り交わしなど、相手方に「署名・捺印」や「書類の返送」を求める場合のアクションを促すテンプレートです。

Plaintext

令和○年○月○日

〇〇株式会社
〇〇部　御中
（役職）　〇〇 〇〇 様

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【差出人】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇部　〇〇 〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下、住所・連絡先）

〇〇契約書類送付のご案内

拝啓

貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日合意いたしました〇〇に関しまして、契約書類を同封いたしました。
内容をご確認いただき、問題がございませんでしたら、誠に恐れ入りますが下記の手続きをお願い申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

1．同封書類
　・〇〇契約書　2通
　・返信用封筒　1枚

2．ご対応いただきたい内容
　・契約書2通ともにご署名・ご捺印（割印を含む）をお願いいたします。
　・1通を貴社にて保管いただき、もう1通を同封の返信用封筒にて、
　　【令和○年○月○日（金）】までにご返送いただけますようお願い申し上げます。

以上

事務職としてのワンポイントアドバイス

• 「拝啓」と「敬具」のセット これらを入れる場合は、必ずセットで使いましょう。また、文末の「記」と「以上」もセットです。
• FAXの「総枚数」 「送付状（1枚）＋ 本文（2枚）」であれば、総枚数は「3枚」となります。受け取り側が「裏写りや白紙で1枚足りない」という事態に気づくための重要な数字です。
• 日付の統一 送付状の日付は「作成日」ではなく「投函する日（発送日）」「FAXを送信する日」にします。